Une équipe qui déménage !

Written by shandra

mercredi, Jan 13

Les étapes indispensables pour réussir son changement de locaux.

Le déménagement d’une entreprise : délicat mais pas insurmontable pour un patron !

Entre recherche de nouveaux locaux, travaux d’aménagement, déménagement des bureaux et formalités administratives, la conduite d’une telle opération prend beaucoup de temps et ne peut se faire sans l’aide de professionnels avisés.Grâce au design intérieur, il s’agit d’installer vos équipes dans une atmosphère chaleureuse et conviviale qui encourage la créativité et favorise le bien-être au travail.Le bénéfice sera immédiat : il y a fort à parier que l’absentéisme diminuera considérablement.

Pourquoi déménager son entreprise ?

Les raisons sont nombreuses mais voici les facteurs les plus fréquents :

  • Croissance
  • Fusion entre deux sociétés
  • Loyer trop élevé
  • Locaux peu adaptés
  • Opportunité immobilière
  • Mise en place du télétravail

Combien de temps pour déménager ?

Le déménagement d’une société est souvent un changement positif pour son activité, mais ce changement ne peut pas se faire du jour au lendemain ! Il faut avant tout éviter les répercussions sur l’activité et sur le bien-être des salariés. Le temps de préparation du déménagement dépend avant tout du nombre de salariés et la quantité de travaux à réaliser :

  • Pour moins de 10 personnes : 3 mois peuvent suffire.
  • Pour moins de 50 personnes : comptez au minimum 6 mois.
  • Pour moins de 100 personnes : comptez au minimum 9 mois.
  • Pour plus de 100 personnes : comptez 1 an ou plus.

L’essentiel est de vous accorder suffisamment de temps pour :

  • Prévenir et préparer les salariés.
  • Inventorier les équipements.
  • Faire réaliser un programme et projet architectural adapté.
  • Impacter le minimum l’activité.
  • Optimiser les méthodes pour conduire le changement.
  • Effectuer toutes les formalités.
  • Communiquer les informations du changement auprès des clients, fournisseurs et partenaires.
  • Effectuez le changement d’adresse auprès de tous les organismes dont vous dépendez (Urssaf, préfecture, impôts, fournisseurs d’énergie, assureurs, etc.).

La préparation du budget

  • Les frais d’études (architecte, études techniques, études RSE)
  • Le prix d’aménagement des nouveaux locaux
  • Le coût du personnel que vous allez allouer au déménagement
  • L’achat de mobilier ou d’équipements (ordinateurs, bureaux, etc.)
  • Les frais relatifs au déménageur
  • Pourquoi pas, les économies engendrées par la performance des nouveaux locaux

L’audit des nouveaux locaux

C’est une partie non négligeable. Ne prenez pas le risque de signer un bail sans mener préalablement un audit des locaux qui vous intéressent.

Vous devez notamment être capable de déterminer :

  • La capacité des locaux.
  • L’état des bâtis et des installations.
  • Les frais d’aménagement à prévoir (pose de cloisons, isolation, installation électrique, etc.).
  • La mise aux normes.

Prenez le temps de préparer un cahier des charges, avec l’aide de votre architecte, qui décrit précisément vos besoins.

Si votre société est en plein essor, mieux vaut opter pour des bureaux de grande capacité, en prévoyant votre croissance future.

Il est indispensable d’avoir une équipe en interne pour préparer le transfert de l’entreprise: direction, chefs de service, salariés.

La préparation des salariés

Une campagne de communication interne doit être menée pour avertir les salariés et les rassurer. Il est important de leur expliquer la raison du déménagement, et d’être capable de répondre à leurs questions s’ils en ont. Prévoyez un dossier énumérant les qualités des nouveaux locaux (commerces à proximité, accessibilité, services, etc.).

Les représentants du personnel doivent obligatoirement être informés du déménagement (c’est une obligation légale), et ce plusieurs mois avant la date du déménagement.

Quel jour le déménagement d’une entreprise a-t-il lieu ?

  • En fin d’année fiscale
  • Durant les périodes creuses ou les vacances scolaires
  • le week-end, pour ne pas impacter l’activité de l’entreprise.

Si votre société est de taille modeste et que vous souhaitez impliquer vos salariés (et qu’ils sont d’accord), procédez au déménagement sur leur temps de travail.

Quel est le prix d’un déménagement ?

Il faut compter au minimum 100 € par salarié.

Quel est le prix d’une rénovation de locaux sur mesure ?

Il faut compter au minimum 10 000 € par salarié.

Ce n’est qu’en prévoyant parfaitement votre budget que vous pourrez vous assurer du parfait déroulement des opérations.

Pour cela, faites vous accompagner d’un professionnel du changement en espace de travail.

Ça y est, vous y êtes !

Dès l’installation dans les nouveaux locaux:

1. Organisez un pot d’arrivée avec cadeau de bienvenue à chaque salarié !

2. Distribuez le livret d’accueil : Fonctionnement du lieu de travail, de l’espace détente, des salles de réunion… comment adapter la sonnerie du téléphone, se parler dans l’open space, réserver les salles partagées …

3. Profiter de la dynamique: Changer de bureaux peut être l’occasion de lancer un projet dans l’entreprise: créer un nouveau site internet, proposer des programmes de formation, se donner un marché à conquérir…

Pour conclure, nous vous souhaitons de beaux projets à venir !

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